Contrato de manutenção de ar-condicionado: o que precisa ter

Este guia não é parecer jurídico. Ele mostra o que um contrato de manutenção costuma ter e o que a lei diz em cada ponto, com a fonte. As cláusulas de exemplo são ponto de partida para adaptar. Antes de assinar com um cliente grande, vale a revisão de um advogado.

• O contrato existe para responder, antes da briga, três perguntas: o que está incluso, em quanto tempo você atende e quanto custa.
• A lei não obriga a escrever. O papel assinado é a prova do combinado.
• Reajuste por índice só depois de doze meses, e quem escolhe o índice são as partes (Lei 10.192/2001).
• Sem prazo combinado, qualquer lado encerra com aviso prévio. Com prazo certo, sair antes sem motivo tem custo: para o cliente, a lei diz como calcular, e para quem presta o serviço fala em perdas e danos.
• Peça, gás e serviço fora do combinado precisam de cláusula própria. É onde costuma começar a discussão.

Que tipo de contrato você está vendendo?

Antes das cláusulas, decida o que o cliente está comprando. São três formatos comuns, e cada um muda o preço e o risco.

Não existe formato certo. Existe o que combina com o parque do cliente. Aparelho novo e bem instalado aceita corretiva inclusa. Parque velho, sem histórico, pede preventiva com corretiva por orçamento, até você conhecer as máquinas.

Quais aparelhos estão cobertos?

Liste os aparelhos, um por um, num anexo: marca, modelo, capacidade, local e, se tiver, o número de série. Parece burocracia e é o que evita a frase "mas eu achei que o da sala dos fundos também entrava".

O Código Civil dá o motivo. Quando o prestador não é contratado para um trabalho certo e determinado, entende-se que ele se obrigou a todo serviço compatível com as suas forças e condições (art. 601). Contrato que fala só em "manutenção do ar-condicionado da loja" deixa essa porta aberta.

Combine também o que acontece quando o cliente compra um aparelho novo ou troca um antigo: entra no contrato por aditivo, com o valor ajustado.

O que entra em cada visita, e com que frequência?

Escreva a rotina, não só a palavra "preventiva". Limpeza de filtro, limpeza de serpentina e bandeja, verificação do dreno, medição de corrente e de pressão, reaperto elétrico. O cliente compara propostas pelo preço, e uma boa defesa de quem faz o serviço completo é a lista do que faz.

Combine também que você entrega um relatório de cada visita: o que foi feito, o que foi trocado e o que ficou pendente. É o que o cliente grande e a fiscalização pedem, e é o que mostra ao cliente que a mensalidade virou serviço.

Sobre a frequência, um ponto que muita gente erra: a lei federal não fixa a periodicidade. A Portaria 3.523/1998 manda que o PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle) traga a periodicidade de cada atividade, mas a coluna de periodicidade do modelo da própria portaria vem em branco. Quem define é o responsável técnico, olhando o uso do ambiente e o que o fabricante recomenda. O guia sobre como controlar a manutenção preventiva da carteira mostra como montar essa frequência aparelho por aparelho.

No contrato, o que precisa estar escrito é o número de visitas por mês ou por ano e o que cada visita cobre.

Em quanto tempo você atende um chamado?

É o prazo de atendimento, que o mercado chama de SLA (acordo de nível de serviço, do inglês). São dois números diferentes, e vale separar:

• Prazo para atender: quanto tempo entre o chamado e a chegada do técnico.
• Prazo para resolver: quanto tempo até o aparelho voltar a funcionar, quando não depende de peça.

Prometa o que a sua agenda cumpre. Prazo curto para câmara fria de alimento e prazo mais longo para split de escritório é uma separação honesta, e o cliente entende. Diga também o horário em que o prazo corre: horário comercial, sábado, plantão.

Separe o chamado comum do chamado urgente, como a câmara parada com mercadoria dentro, e diga se o atendimento fora do horário comercial está incluso ou tem adicional.

Quando o cliente é consumidor, deixar de estipular prazo para cumprir a obrigação é prática vedada pelo Código de Defesa do Consumidor (art. 39, XII). Mais um motivo para escrever.

Quem paga a peça, o gás e o serviço fora do combinado?

Três linhas resolvem a maior parte das brigas:

1. Peças e materiais não estão inclusos na mensalidade e são cobrados por orçamento aprovado antes da troca.
2. Carga de gás por vazamento é serviço à parte. Completar gás sem achar o vazamento não é manutenção.
3. Serviço fora do escopo (mudança de lugar do aparelho, instalação nova, dano por terceiros ou por queda de energia) é orçado à parte.

Há contratos que incluem no preço as peças pequenas de troca frequente, como fusível, capacitor e contator. Se fizer isso, liste quais, senão o cliente entende que tudo está incluso.

E para não deixar uma câmara parada esperando aprovação de orçamento, combine um valor até o qual você troca a peça sem consultar, ou a aprovação por mensagem.

A nota fiscal acompanha essa separação. A manutenção de aparelhos e equipamentos está no subitem 14.01 da lista de serviços do ISS (Imposto Sobre Serviços), e o próprio subitem ressalva as "peças e partes empregadas, que ficam sujeitas ao ICMS" (Lei Complementar 116/2003). O ICMS é o imposto estadual sobre mercadoria. A alíquota do ISS e o código do serviço são do seu município, e a nota da peça segue regra do estado. Essa parte é com o seu contador.

Se o cliente é consumidor, o serviço avulso pede orçamento prévio com mão de obra, materiais, condições de pagamento e datas (Código de Defesa do Consumidor, art. 40). Aprovado, o orçamento obriga os dois lados.

Como fica o preço e o reajuste?

Escreva o valor mensal, o dia do vencimento e a forma de pagamento. Depois, o reajuste, que tem regra em lei:

• Reajuste por índice só é admitido em contrato com duração de um ano ou mais.
• É nula a cláusula que preveja reajuste com periodicidade menor que um ano.
• A lei não nomeia índice. Ela fala em índices de preços gerais, setoriais ou que reflitam a variação do custo dos insumos (Lei 10.192/2001, art. 2º).

Ou seja: IPCA, IGP-M ou outro índice é escolha de quem assina. O que não pode faltar é o nome do índice e o mês em que ele é aplicado. Contrato sem cláusula de reajuste fica com o mesmo valor até alguém renegociar, e renegociar com o cliente irritado é pior do que aplicar o que estava escrito.

Para chegar ao valor da mensalidade, veja quanto cobrar por manutenção de ar-condicionado e refrigeração.

Por quanto tempo vale, e como cada lado sai?

Aqui a lei tem quatro regras que pouca gente conhece.

Repare no aviso prévio. Os 30 dias que aparecem em muitos contratos são combinação entre as partes, não exigência da lei. Vale combinar, porque oito dias não dão tempo de reorganizar a agenda nem de o cliente achar outro prestador.

Renovação automática é prática comum e funciona. Só não deixe o contrato rodar anos sem ninguém reler o anexo de aparelhos e o valor.

Muitos contratos escrevem uma multa própria para quem sai antes do prazo, no lugar das regras da tabela. Se for fazer isso, escreva o valor e o critério, e leve a um advogado.

E quando o cliente é consumidor?

O Código de Defesa do Consumidor protege quem contrata como destinatário final, pessoa física ou jurídica (art. 2º). Para o morador que contrata a manutenção do ar de casa, vale sem dúvida. Para a empresa cliente, depende do caso, e não dá para cravar regra aqui.

Quando vale, quatro pontos mudam o seu contrato:

• Cláusulas que não ficam de pé: as que tiram a sua responsabilidade por defeito do serviço, as que deixam você mudar o preço sozinho e as que deixam só você cancelar (art. 51).
• Garantia legal: o serviço tem garantia de adequação mesmo sem estar escrita, e o contrato não pode afastá-la (art. 24).
• Prazo para o cliente reclamar de defeito aparente: 30 dias para serviço não durável e 90 dias para serviço durável, contados do fim do serviço (art. 26). A lei não diz em qual dos dois a manutenção se encaixa.
• Garantia que você dá por conta própria: soma com a legal e precisa estar por escrito (art. 50).

O que mais os contratos costumam trazer?

Lendo contratos reais de manutenção de ar-condicionado, estes pontos aparecem com frequência e evitam briga:

• Garantia do reparo. Por quantos dias você garante o conserto feito e o que anula a garantia, como mau uso, mexida de terceiros e queda de energia.
• O que cabe ao cliente. Dar acesso aos aparelhos no dia combinado, manter energia e dreno em condição, ter alguém para acompanhar a visita e pagar em dia. Escreva também o que acontece com a visita perdida por falta de acesso.
• Atraso de pagamento. A multa e os juros por atraso, e se o atendimento fica suspenso enquanto houver mensalidade vencida.
• Mercadoria e danos. Diga até onde vai a sua responsabilidade quando a câmara ou o balcão para com mercadoria dentro. É o risco mais caro do refrigerista e merece texto revisado por advogado. Se o cliente for consumidor, cláusula que tira toda a sua responsabilidade por defeito do serviço não vale (art. 51).
• Quem executa. Se você pode mandar outro técnico ou outra empresa no seu lugar. Pelo Código Civil, o prestador não pode dar substituto sem a concordância do outro lado (art. 605).

Onde o PMOC entra no contrato?

O PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle) é obrigação de quem responde pelo prédio de uso público e coletivo com ar climatizado (Lei 13.589/2018). A sua empresa entra como quem elabora e executa. No contrato, vale escrever:

• Se a elaboração do PMOC está inclusa ou é cobrada à parte, e em quantos dias o plano fica pronto.
• Quem é o responsável técnico e quem paga a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica, do engenheiro) ou o TRT (Termo de Responsabilidade Técnica, do técnico).
• Que o registro das manutenções executadas fica disponível no imóvel, que é o que a Portaria 3.523/1998 pede do responsável técnico em instalações acima de 5 TR (toneladas de refrigeração, o mesmo que 60.000 BTU/h).

Sobre quem pode assinar o documento, veja quem pode assinar o PMOC.

O que o cliente costuma pedir de segurança do trabalho?

Cliente maior, como rede de lojas, hospital e condomínio, pede documentos de segurança antes de liberar a entrada da sua equipe. Dois são frequentes em ar-condicionado:

• Trabalho em altura. A NR-35 (Norma Regulamentadora de trabalho em altura) se aplica a toda atividade com diferença de nível acima de 2,0 m onde haja risco de queda. Ela pede trabalhador capacitado, com treinamento inicial de 8 horas e reciclagem a cada dois anos, e formalmente autorizado.
• Eletricidade. A NR-10 (Norma Regulamentadora de segurança em eletricidade) diz que intervenção em instalação elétrica com tensão igual ou superior a 50 volts em corrente alternada só pode ser feita por trabalhador autorizado, com curso básico de 40 horas e reciclagem a cada dois anos. Há um texto novo da norma já publicado, que entra em vigor em 1º de junho de 2027.

O que cada cliente exige é exigência do contrato dele. Leia antes de dar o preço: treinamento, exame e equipamento de proteção entram no seu custo. Cliente grande também pode pedir seguro de responsabilidade civil, e o valor dele entra na conta.

Cláusulas de exemplo para adaptar

Os trechos abaixo são exemplos. Troque o que está entre colchetes, tire o que não vale para o seu caso e leve a um advogado se o contrato for grande.

Objeto. A CONTRATADA prestará serviços de manutenção preventiva [e corretiva] nos aparelhos de ar-condicionado e refrigeração relacionados no Anexo I, instalados no endereço da CONTRATANTE.

Aparelhos cobertos. Estão cobertos apenas os aparelhos do Anexo I. A inclusão ou a retirada de aparelho será feita por aditivo, com ajuste do valor mensal.

Visitas preventivas. A CONTRATADA fará [uma] visita preventiva a cada [mês], em horário comercial, com as atividades descritas no Anexo II.

Chamados. O atendimento a chamado de defeito será iniciado em até [x] horas úteis, contadas do registro do chamado, em horário comercial.

Peças e materiais. Peças, gás refrigerante e materiais não estão incluídos no valor mensal e serão fornecidos mediante orçamento aprovado pela CONTRATANTE antes da execução. Troca de peça de até [R$ x] pode ser feita na hora, com aviso à CONTRATANTE.

Garantia. A CONTRATADA garante por [x] dias o reparo executado, exceto defeito causado por mau uso, intervenção de terceiros ou falha de energia.

Obrigações da CONTRATANTE. Garantir acesso aos aparelhos nos dias combinados, energia elétrica e local seguro para o trabalho, e pagar em dia.

Serviços fora do contrato. Instalação, mudança de lugar de aparelho e reparo de dano causado por terceiros, mau uso ou falha de energia serão orçados à parte.

Preço e reajuste. A CONTRATANTE pagará [valor] por mês, com vencimento no dia [x]. O valor será reajustado a cada 12 meses, contados da assinatura, pela variação do [índice escolhido] no período.

Atraso de pagamento. A mensalidade paga com atraso terá multa de [x]% e juros de [x]% ao mês. Com mais de [x] dias de atraso, a CONTRATADA pode suspender o atendimento até a regularização.

Vigência e encerramento. Este contrato vale por [12] meses e se renova por períodos iguais se nenhuma das partes avisar o contrário com [30] dias de antecedência. A parte que encerrar o contrato antes do fim do prazo, sem justa causa, pagará [a multa ou a regra combinada].

Responsável técnico. [A elaboração do PMOC está incluída / não está incluída.] O responsável técnico é [nome e registro], e a emissão da [ART ou TRT] fica a cargo de [quem].

Assinatura eletrônica. As partes aceitam como válida a assinatura eletrônica deste contrato pelo meio [nome da plataforma ou do meio usado].

Na cláusula de vigência, se preferir que qualquer lado possa sair a qualquer momento com aviso, escreva isso de propósito: essa saída livre troca as regras do Código Civil da tabela acima (arts. 602 e 603), e é ponto para o advogado olhar.

Depois de assinado: o que o Friolab faz, e o que não faz

O Friolab não escreve o contrato nem gera o documento para assinar. Ele cuida do que vem depois, que é cumprir e cobrar:

• Guarda os termos: valor mensal ou valor por hora com as horas contratadas no mês, início e fim da vigência, prazo para atender e para resolver, e a lista de aparelhos cobertos.
• Lança a mensalidade: em contrato de valor fixo, o Friolab cria todo mês a conta a receber da mensalidade, sem ninguém lembrar. A opção vem ligada e pode ser desligada no contrato. Contrato por hora não gera mensalidade automática.
• Conta as horas: em contrato por hora, a tela mostra as horas contratadas, as consumidas e o saldo do mês.
• Usa o prazo combinado: a ordem de serviço aberta para o contrato já nasce com o prazo de atendimento e de resolução que ele define.
• Junta tudo numa tela: as ordens de serviço do contrato, as preventivas dos aparelhos cobertos, o faturamento e a emissão da nota fiscal de serviço do mês.
• Mostra o que vence: contrato a 30 dias do fim da vigência aparece na tela de Vencimentos.

O que ele não faz hoje: não aplica o reajuste sozinho e não avisa o fim do contrato por e-mail ou WhatsApp. O reajuste você aplica editando o valor no aniversário do contrato.